Hinweise zur Forschungsdatenbank

Einleitung - Warum „KU.fordoc“?

Die Forschungsdatenbank erfüllt zwei wichtige Aufgaben: zum einen stellt ihr Datenbestand eine wesentliche Grundlage für das Informations- und Berichtswesen der Universität dar, beispielsweise bei der Erstellung von Forschungsberichten. Darüber hinaus soll die Datenbank allen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern der Universität als Präsentations- und Rechercheplattform dienen und ihnen die Möglichkeit geben, ihre Forschungen einer breiten Öffentlichkeit zu präsentieren bzw. gezielt nach neuen Partner zu suchen.

Welche Eingabehilfen bietet „KU.fordoc“?

Durch die elektronische Form soll die Eingabe vereinfacht werden, z.B.:

• die zum Eintragstyp passenden Felder werden angezeigt
• zu jedem Feld stehen unter Hilfetexte und Beispiele zur Verfügung
• eingegebene Begriffe können wieder verwendet werden (z.B. Personennamen, Titel von Forschungsprojekten etc.)
• fehlen noch Informationen, kann der Prozess unterbrochen und später abgeschlossen werden
• Hilfe und Unterstützung auf elektronischem Weg durch einen Redakteur ist jederzeit gewährleistet

Welche Informationen werden für die Eingabe benötigt?

Die Forschungsdatenbank unterscheidet zwischen 3 Eintragstypen:

• Personen
• Institutionen
• Forschungsprojekte

Für jeden Eintragstyp wird die Eingabe bestimmter Daten vorausgesetzt. Diese Daten erkennen Sie an dem Symbol , das Ihnen signalisiert, dass es sich um Kerndaten handelt, deren Eingabe unabdingbar ist. (Bitte beachten Sie: Der gesamte Eintrag kann nicht zum Abschluss gebracht werden, wenn die mit einem gekennzeichneten Felder nicht ausgefüllt sind.)

Zu den Kerndaten für den Eintragstyp „Person“ gehören:

• Name (akad. Titel, Vor- und Zuname, E-Mail-Adresse)
• Zuordnung zu einem Lehrstuhl, einer Professur und/oder einer Forschungseinrichtung, inkl. Beschreibung Postition/Funktion

Zu den Kerndaten für den Eintragstyp „Institution“ gehört:

• Name / Bezeichnung

Zu den Kerndaten für den Eintragstyp „Forschungsprojekt“ gehören:

• Projekttitel
• Projektbeschreibung
• Beginn des Projektes
• Projektstatus
• Projekttyp
• Projektleitung
• Zuordnung zu einem Lehrstuhl, einer Professur und/oder einer Forschungseinrichtung
• Finanzierungsart

Weitere zusätzliche Daten werden abgefragt, deren Eingabe ist jedoch optional. Sollten Sie nicht alle Informationen sofort zu Hand haben, so können Sie die bisherigen Eingaben speichern, um diese später weiter zu bearbeiten und schlussendlich zur Begutachtung und Freischaltung weiter zu geben.

• Alle Eintragstypen werden automatisch untereinander verknüpft, so dass jederzeit per Mausklick zwischen Personen, Forschungsprojekten und Institutionen gewechselt werden kann. Dabei wurde versucht, redundante Datenerfassung möglichst zu vermeiden, so dass Daten nur an einer Stelle gepflegt werden müssen.
• Die Verknüpfung zwischen Personen und Institutionen erfolgt bei den Personeneinträgen: Hier werden die Institutionen, denen eine Person angehört, sowie die jeweilige Funktion/Tätigkeit erfasst. Die Auflistung der zugehörigen Personen bei den jeweiligen Institutioneneinträgen erfolgt automatisch anhand dieser Zuordnung.
• Die Verknüpfung zwischen Personen und Forschungsprojekten erfolgt anhand der E-Mail-Adresse der beim Forschungsprojekt erfassten Personen (Projektleiter und beteiligte Personen), die deswegen mit der beim Personeneintrag erfassten Adresse übereinstimmen muss.
• Die Verknüpfung zwischen Institutionen und Forschungsprojekten erfolgt anhand der Zuordnung eines Forschungsprojekts zu einer oder mehreren Institutionen.
• Zugehörige Forschungsprojekte bei Institutionen- und Personeneinträgen sowie zugehörige Personen bei Institutioneneinträgen werden anhand dieser Verknüpfungen automatisch ergänzt. Diese Ergänzung erfolgt jedoch nicht immer sofort, sondern kann bis zu 24 Stunden dauern. Sollten Sie eine sofortige Aktualisierung einer Anzeige wünschen, können Sie die Funktion "Vollanzeige aktualisieren" in der Vollanzeige eines Eintrags in der linken Spalte unten nutzen.

Wie erfolgt die konkrete Eingabe?

Eine Anmeldung ist mittels des Benutzernamens - der 6- oder 7-stelligen Novell-Kennung, die man vom Rechenzentrum erhalten hat, z.B. „slf12“" -, sowie dem zugehörigen individuellen Passwort jederzeit möglich.

Von hier aus können z.B.:

• neue Einträge anlegt werden
• angefangene Einträge neu aufgerufen und weiterbearbeitet werden
• nachgeschaut werden, ob fertige Einträge bereits online gestellt sind
• kontrolliert werden, welche Einträge schon erfasst sind

Nach der Wahl des Eintragstyps geben Sie Schritt für Schritt alle Informationen ein. Felder mit sind Pflichtfelder, ohne deren Belegung - wie bereits gesagt - der Eintrag nicht fertiggestellt und hochgeladen werden kann. Der Schritt „Datei hochladen“ bezieht sich auf das Einstellen von Dateien, wie beispielsweise von Broschüren, Präsentationen, Institutslogos, Porträtfotos, o.ä. Wollen Sie das nicht, dann gehen Sie weiter mit „Nächster Schritt“.

Unter finden Sie jederzeit Eingabehilfen und/oder Beispiele, die Ihnen die Eingabe erleichtern soll. Haben Sie Anmerkungen oder Ergänzungen zu diesen Hilfetexten, so wenden Sie sich bitte an die Redaktion.

Am Ende Ihrer Eingabe geben Sie den Datensatz zur Begutachtung an die Redaktion der Forschungsdatenbank frei. Sie können sich noch einmal genau ansehen, wie Ihre eingegebenen Daten aussehen. Sollten Ihnen dabei Tippfehler o.ä. auffallen, lässt sich unter „Aktion“ und hier „Zurück zum Arbeitsbereich“ der Eintrag wieder in den Eingabemodus verschieben und bearbeiten. Unter „Einträge verwalten“ sehen Sie den neuen Eintrag.

Alle Änderungen an bestehenden Datensätzen sowie alle neuen Daten werden erst nach Begutachtung durch den Redakteur der Forschungsdatenbank freigeschalten. Sie werden darüber via E-Mail informiert.

Vom Redakteur freigegebene Datensätze können nachträglich durch den verantwortlichen Bearbeiter der entsprechenden Institution bearbeitet werden. Unter „Aktion für diesen Eintrag“ und hier „Eintrag bearbeiten“ ist eine nachträgliche Bearbeitung jederzeit möglich.

Der Redakteur wird über die Änderungen via E-Mail informiert, er braucht diese allerdings nicht gesondert freizugeben; solche Änderungen sind sofort in der Datenbank sichtbar.

Einträge zu Forschungsprojekten, Personen und Institutionen sollten im Allgemeinen nicht gelöscht werden. Die Forschungsdatenbank KU.fordoc dient dazu, Forschungstätigkeit an der KU auch über längere Zeiträume zu dokumentieren.
Forschungsprojekte können als "abgeschlossen", Personen als "Ehem. Mitarbeiter" oder "Emeriti" gekennzeichnet werden.
Sollten Sie dennoch eine Löschung wünschen, steht Ihnen die Funktion "Löschung beantragen" in der Vollanzeige eines Eintrags in der linken Spalte unten zur Verfügung. Bitte begründen Sie kurz, warum der Eintrag gelöscht werden soll.

Wie werden die Publikationen zu einem Forschungsprojekt erfasst?

Die Publikationen zu einem Forschungsprojekt werden in der Universitätsbibliographie der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt KU.edoc erfasst.

Die Verknüpfung zwischen der Forschungsdatenbank „KU.fordoc“ und der Universitätsbibliographie „KU.edoc“ erfolgt ausschließlich auf den Seiten der Universitätsbibliographie!
Grundsätzlich ist es also notwendig, zuerst das Forschungsprojekt in der Forschungsdatenbank zu erfassen, und im Anschluss die zugehörigen Publikationen in „KU.edoc“ aufzunehmen.

Wenn eine Publikation einem Forschungsprojekt zugeordnet werden soll, müssen in „KU.edoc“ bei der entsprechenden Publikation im Eingabeschritt „Sonstige Informationen“ die „Projekt-ID“ und der „Titel des Forschungsprojekts“ erfasst werden. Die Projekt-ID wird in KU.fordoc in der Vollanzeige eines Forschungsprojekts angezeigt.

Bei der Eingabe des Titels bzw. der Projekt-ID in KU.edoc gibt es eine Eingabehilfe: Wenn ein passendes Forschungsprojekt in der Forschungsdatenbank gefunden wird, wird eine Auswahlliste angezeigt. Nach Anklicken des passenden Eintrags werden Projekt-ID und Projekttitel korrekt in die Eingabefelder übernommen.

Wie können Sie Seiten aus KU.fordoc verlinken und in andere Webseiten einbetten?

Es ist prinzipiell möglich, den Link zu einer Seite der Forschungsdatenbank auf einer anderen Webseite zu hinterlegen.

URLs zu einzelnen Forschungsprojekten, Personen oder Institutionen können überall verwendet werden. Sie sind stabil, bleiben also dauerhaft in dieser Form erhalten.
Beispiel für eine URL zu einem Forschungsprojekt:
https://fordoc.ku.de/500/

Forschungsprojektlisten von Personen oder Institutionen aus der Forschungsdatenbank können problemlos und sehr einfach in Seiten des Content Management Systems Typo3 der KU eingebettet werden. Diese Liste wird bei jeder Änderung in der Forschungsdatenbank automatisch aktualisiert, muss also in Typo3 nur ein einziges Mal eingebunden werden! Eine detaillierte Anleitung hierzu finden Sie auf einer eigenen Seite.

An wen können Sie sich bei Problemen wenden?

Sie können Sich mit Fragen, Problemen und Anregungen jederzeit elektronisch an den verantwortlichen Redakteur der Forschungsdatenbank wenden. Über ein Kontaktformular, welches Sie auf jeder einzelnen Seite der Datenbank finden, ist die Kontaktaufnahme problemlos möglich.